Le 25 mars 2020, le Gouvernement a adopté plusieurs ordonnances, et notamment deux ordonnances intéressant la présentation des comptes et la tenue des assemblées générales d'approbation de ces comptes. Sont notamment prévues les possibilités de décaler les assemblées d'approbation de compte, ou de procéder par consultation écrite plutôt que par assemblée, ou de tenir des assemblées distancielles par consultation des associés par visioconférence ou téléphone, que les statuts ou autres documents sociaux l'y autorisent ou non.
Si les modalités de tenue des assemblées en distancielle est désormais autorisée, reste que la question de la véracité de la signature (et de son acceptation par les services du greffe) peut se poser.
Pour qu'en période de confinement, ou en cas de pluralité d'associés ou d'associés non résidents, l'approbation annuelle des comptes ne devienne pas un calvaire, avez-vous pensé à mettre en place une signature électronique de vos actes ?
Et si oui, quelle est la valeur d'une signature électronique ? Peut-elle remplacer la signature manuelle d'un acte ? Sera-t-elle admis à la formalité d'enregistrement ?
La signature électronique, qu'est-ce que c'est ?
Plusieurs modalités de signature électronique existent :
- la signature numérisée (apposition d'une signature manuelle enregistrée sur un pad sur différents documents) utilisée par les banques ou les notaires
- la signature électronique proposée par différentes plateformes dont l'e-acte d'avocat.
La signature électronique, appuyée souvent d'un process blockchain et d'une cryptographie symétrique, sert à attester l'intégrité d'un document numérique, et surtout l'identité de son auteur.
Elle justifie normalement de son authenticité (et donc de l'impossibilité de la falsifier), de son caractère inaltérable, non réutilisable et enfin irrévocable.
Elle justifie normalement de son authenticité (et donc de l'impossibilité de la falsifier), de son caractère inaltérable, non réutilisable et enfin irrévocable.
De nombreuses entreprises proposent désormais des logiciels de signature électronique (DocuSign, YouSign, Universign, etc.). Ces signatures électroniques peuvent avoir valeur probante entre les parties, reste que nombre de documents ainsi signés ne pourront être acceptés par les autorités administratives au moment de leur enregistrement (statuts, etc.).
Pour aller encore plus loin et éviter les conséquences néfastes d'une signature électronique dont l'identité ou le consentement des parties ne pourraient être parfaitement assurés, les avocats a souhaité cumuler acte d'avocat et signature électronique pour permettre la création d'acte électronique natif dont la valeur est certifiée et authentifiée.
Depuis 2015 a été créé l'acte d'avocat numérique (ou e-acte d'avocat), acte d'avocat numérique qui permet d'assurer la signature électronique de tous documents officiels (statuts, PV d'AG, protocoles, etc.) quelque soit le lieu ou le fuseau horaire dans lequel se trouvent les signataires.
Ce mécanisme permet d'assurer la force obligatoire des actes d'avocats au même titre qu'un acte authentique, et de surcroît est devenu essentiel pour éviter la pagination de documents comprenant de nombreuses pages en autant d'exemplaires que de signataires, pour faire gagner du temps, économiser du papier et faciliter les signatures lorsque les signataires ne peuvent se réunir en un même lieu.
(Plus d'informations sur l'acte d'avocat numérique sur la présentation-vidéo en fin d'article : )
Sans revenir sur la force probante des signatures numérisées, importante précision doit être apportée sur celles des signatures électroniques, qui n'ont malheureusement pas toutes les mêmes valeurs.
Petit retour sur les effets de la signature électronique.
Effets de la signature électronique :
Absence de valeur probable des signatures électroniques
Malgré cela, nombre de signatures électroniques ainsi mises en place par des organismes privés, type DocuSign, ne sont à ce jour pas considérées comme valides par le service d'enregistrement.
L'administration considère en effet que la matérialisation, sur support papier, de l'acte électronique ainsi réalisé, quand bien même ce document serait certifié conforme à l'original numérique, constitue une copie de cet acte. Or on ne peut présenter à l'enregistrement que l'original d'un acte, et non sa copie.
En effet, il ne peut leur être donné date et originalité certaine.
... sauf pour l'e-acte d'avocat
A l'inverse, l'e-acte d'avocat est le seul acte électronique qui permet à toute entreprise ou tout particulier de certifier ses écrits et ses signatures.
Pour quelle raison ? Plusieurs raisons
- D'abord, l'acte d'avocat est un acte sous seing privé contresigné par l'avocat, garantissant ainsi que le consentement des parties a été éclairé.
- Ensuite, l'e-acte d'avocat permet de rédiger des actes numériques natifs, dont la valeur est ensuite certifiée par l'avocat (contresignature par le ou les avocats après signature de toutes les parties)
- Encore, cet e-acte est réalisé via une plateforme dédiée, celle du Conseil national des Barreaux, qui scelle les documents et en garantie son authenticité
- Enfin, c'est l'avocat qui va devoir s'assurer de l'identité de chacune des parties, en intégrant sur la plateforme leurs coordonnées personnelles, et y déposant une copie de leurs papiers d'identité officiels (carte d'identité ou passeport). Il devra vérifier l'identité de chacun, et la valeur desdits papiers d'identité.
L'administration admet alors que l'e-acte d'avocat présente un degré de sécurité juridique comparable à celui d'un original papier. Ainsi, les actes d'avocats numériques rematérialisés sont ainsi les seuls admis à la formalité de l'enregistrement, sous réserve qu'une mention de certification de conformité à l'original, rédigée par l'avocat rédacteur de l'acte, figure dans l'acte présenté.
Concrètement, l'e-acte d'avocat, çà consiste à quoi ?
Parce qu'une image vaut plus que des grands mots, ci-dessous la plaquette de présentation de l'acte d'avocat numérique :
Plus d'informations sur la présentation-vidéo ci dessous :
L'acte d'avocat - Présentation générale de la plateforme from Conseil National des Barreaux on Vimeo.
Vous avez besoin de faire signer un procès-verbal à distance compte tenu des mesures de confinement ou pour certains de vos associés non présents en France ? Vous souhaitez constituer une société ou faire certifier un protocole mais les signataires sont tous confinés dans des endroits différents ? Et si vous contactiez votre avocat ?
